摘要：近年來，更全面的招標(biāo)和采購管理制度逐步出臺，數(shù)字化招標(biāo)和采購正在積極推進(jìn)。本文首先對招標(biāo)采購全流程數(shù)字化實踐中存在的問題進(jìn)行了概述；其次，闡述了招標(biāo)采購全流程數(shù)字化的優(yōu)勢以及實踐應(yīng)用過程；最后，對共建招標(biāo)采購全流程數(shù)字化的促進(jìn)措施提出了幾點有效建議。
關(guān)鍵詞：招標(biāo)采購 數(shù)字化 協(xié)調(diào)共建
新的數(shù)字化招標(biāo)采購模式利用供應(yīng)商和產(chǎn)品信息、買方需求信息以及基于云計算的招標(biāo)采購平臺服務(wù)，實現(xiàn)在線完成采購流程以及實現(xiàn)供應(yīng)商、買方和代理商的遠(yuǎn)程合作。數(shù)字化招標(biāo)采購具有大數(shù)據(jù)分析和信息共享功能且服務(wù)優(yōu)質(zhì)、高易用性和低成本的特點，解決了企業(yè)在供銷方面最重要的問題，增加了供應(yīng)方的競爭和市場機會，提高了供應(yīng)質(zhì)量和成本控制，擴大了市場渠道和機會，一方面為大幅提高供銷和銷售系統(tǒng)的效率提供精準(zhǔn)支持。另一方面，可以大幅提高企業(yè)供應(yīng)鏈和營銷網(wǎng)絡(luò)的運營效率，有效打通供應(yīng)鏈對接平臺上下的溝通渠道，促進(jìn)企業(yè)對信息資源的開發(fā)和利用，加速管理的數(shù)字化進(jìn)程。
一．招標(biāo)采購全流程數(shù)字化存在的問題
1.1 數(shù)字化平臺沒有及時進(jìn)行連接和交流
該問題突出表現(xiàn)在不同平臺間沒有通過端口互相連接，數(shù)據(jù)沒有實現(xiàn)共享。目前，各地方的電子交易平臺和各公司的交易系統(tǒng)在交易模式、系統(tǒng)框架、軟件接口、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等方面差異較大，因此可能導(dǎo)致系統(tǒng)對接不暢，對接準(zhǔn)備工作不穩(wěn)定。另一方面，協(xié)同效應(yīng)和經(jīng)驗交流太少，綜合性數(shù)字化平臺所需的市場參與者、技能、業(yè)績和信用信息的協(xié)同交流，不足以滿足數(shù)字化平臺和區(qū)域間貿(mào)易的要求。特別是很多地方的交易平臺沒有實時交換市場參與者和信用信息，市場參與者仍然依靠紙張來證明。
1.2 數(shù)字化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)沒有與時俱進(jìn)
首先，許多數(shù)字化采購平臺沒有得到很好的規(guī)范，我國有關(guān)招標(biāo)的法律法規(guī)主要規(guī)范紙質(zhì)招標(biāo)程序，對于數(shù)字化采購的規(guī)范要求還欠完備，一些法規(guī)沒有考慮到電子采購的現(xiàn)狀。因為在電子采購平臺運行過程中可能會出現(xiàn)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)故障，爭議解決和恢復(fù)機制并不完善，一些城市和組織似乎更傾向于以兩種不同的方式實施電子采購和紙質(zhì)招標(biāo)，。其次，數(shù)字化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，現(xiàn)有的招標(biāo)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)大都是基于紙質(zhì)文件和手工作業(yè)，不能完全滿足電子招標(biāo)和無紙化招標(biāo)的要求。此外，對于在線招標(biāo)啟動或遠(yuǎn)程異地評標(biāo)等創(chuàng)新方法，仍然沒有統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范。整個數(shù)字化招標(biāo)過程也缺乏明確的識別標(biāo)準(zhǔn)，這使得數(shù)字化招標(biāo)無法擴展到招標(biāo)前和招標(biāo)后。
1.3 監(jiān)測能力和檢測工具不足
與在招標(biāo)采購過程中進(jìn)行數(shù)字化交易相比，數(shù)字化監(jiān)測相對滯后，這一點很突出。例如操縱招標(biāo)程序等欺詐行為非常隱蔽，難以發(fā)現(xiàn)。目前數(shù)字化采購平臺規(guī)格、流程的不統(tǒng)一也使得行政機關(guān)現(xiàn)有的監(jiān)督招標(biāo)程序的方法和工具主要集中在紙質(zhì)招標(biāo)程序上，很難建立起一套可以廣泛應(yīng)用于各類線上采購平臺的監(jiān)督和管理辦法。監(jiān)管部門嚴(yán)格的屬地化管轄同樣使其難以適應(yīng)數(shù)字化在線采購。一些機構(gòu)和部門還擔(dān)心，實行數(shù)字化采購后，較低的投標(biāo)價格會助長操縱投標(biāo)和篡改等非法行為，使有效監(jiān)督更加困難。
二．共建招標(biāo)采購全流程數(shù)字化的優(yōu)勢
2.1 提高招標(biāo)采購的時效性
與傳統(tǒng)的招標(biāo)采購相比，數(shù)字化招標(biāo)作為電子商務(wù)的一種重要形式，也是采購發(fā)展的一個必然趨勢。在以往的招標(biāo)采購模式中，人為干預(yù)通常是導(dǎo)致采購價格上漲、質(zhì)量不穩(wěn)定的因素，有時還會出現(xiàn)非法和無紀(jì)律的交易。數(shù)字化采購不僅可以快速有效地審查和分析供應(yīng)商的資質(zhì)，還可以增加采購?fù)该鞫龋瑴p少人為干預(yù)，使采購更加公平公正，提高采購效率，縮短采購周期，提高采購公司的生產(chǎn)力，并且整個數(shù)字化采購過程縮短了采購時間，刺激了采購流程的重組，也大大提高了采購效率，降低招標(biāo)失敗的風(fēng)險。
2.2 有利于招標(biāo)采購文件的保存
招標(biāo)和采購文件通常要保存10年，中標(biāo)項目的信息至少要保存6個月，以便日后查閱。隨著項目的堆積，所有紙質(zhì)文件的存儲成為一個大問題。這不僅需要一個單獨的檔案庫來存儲，還需要特殊的內(nèi)部存儲程序來防止損壞。而全過程的數(shù)字化招標(biāo)采購只占用網(wǎng)絡(luò)空間，代表有效的國家認(rèn)證的數(shù)據(jù)信息，可以在服務(wù)器上創(chuàng)建加密存檔。隨著國內(nèi)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)越來越安全，數(shù)據(jù)意外損壞的幾率也大大降低。因此在招標(biāo)平臺上實行重點建檔、統(tǒng)一控制，規(guī)范整個招標(biāo)過程，提高管理效率。
2.3 提高了招標(biāo)采購的整體效益
完整的數(shù)字化招標(biāo)采購流程，可以解決小微供應(yīng)商路途遙遠(yuǎn)等時間和成本問題，提高了采購利益相關(guān)者的便利。數(shù)字化采購在一定程度上具備了線上全公開、線下無交易、全程可追溯、線上線下全社會監(jiān)督等的性質(zhì)，大大震懾了腐敗分子，降低了腐敗交易的可能性，提高了采購誠信度，有效預(yù)防了腐敗案件的發(fā)生。另外，由于需要搭建專門的線上采購平臺，維持運營保障團隊等需求，數(shù)字化采購的成初期成本較高，但從中長期看，可以大大節(jié)約社會資金，提高采購效率。在招標(biāo)過程中使用電子擔(dān)保，可以避免束縛小型和微型投標(biāo)人的資源，降低招標(biāo)成本。
2.4 提高企業(yè)的決策能力
采購企業(yè)可以對不同供應(yīng)單位的整體數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和比較，充分分析招標(biāo)采購過程中的大數(shù)據(jù)信息，對整個采購流程有更高的控制力，拓展決策的數(shù)據(jù)來源渠道。同樣，通過所有精細(xì)的數(shù)據(jù)決策，投標(biāo)人將能夠分析大數(shù)據(jù)中的關(guān)鍵信息，如有針對性的采購行為偏好、行為模式、采購點和歷史交易數(shù)據(jù)，從而做出參與決策。
三．招標(biāo)采購全流程數(shù)字化的實踐應(yīng)用
當(dāng)疫情發(fā)生時，對許多中小企業(yè)來說，繼續(xù)工作和生產(chǎn)是非常必要的。特別是，評標(biāo)專家可以在家里完成所有工作，而管理人員可以在家里在線實時監(jiān)控整個過程。招標(biāo)采購全流程的數(shù)字化應(yīng)用主要包括以下幾個方面：
第一，線上購買標(biāo)書。一個單一的數(shù)字化投標(biāo)平臺可以進(jìn)行網(wǎng)上公示，直接傳遞信息，購買標(biāo)書，在線支付和下載投標(biāo)文件。投標(biāo)人不必線下親赴招標(biāo)人或招標(biāo)代理機構(gòu)處購買和領(lǐng)取文件。
第二，線上遞交投標(biāo)文件。各數(shù)字化采購平臺提供免費下載的投標(biāo)文件編制工具，使中小企業(yè)編制投標(biāo)文件更容易、更智能。此外，中小企業(yè)可以節(jié)省旅行和交通費用，節(jié)省打印和裝訂紙質(zhì)投標(biāo)文件的費用，并在疫情期間避免在這個過程中可能出現(xiàn)的感染風(fēng)險。
第三，線上開標(biāo)?？梢詫崿F(xiàn)線上全流程采購的數(shù)字化平臺均會針對每個數(shù)字化采購項目搭建一個虛擬開標(biāo)室，可以實現(xiàn)網(wǎng)上開標(biāo)、謄寫投標(biāo)文件和簽署開標(biāo)清單，增加數(shù)據(jù)量，減少人力。
部分平臺除了可以實現(xiàn)項目經(jīng)理和投標(biāo)人之間的音頻和視頻交流外，數(shù)字化系統(tǒng)還提供了實時視頻和截屏功能，以及工作中采購系統(tǒng)的桌面共享，大大拓展了中小企業(yè)的供應(yīng)商、代理商和采購商遠(yuǎn)程參與的可能性。
第四，線上評標(biāo)。招標(biāo)文件的評價在整個招標(biāo)和采購過程中起著重要作用，由評標(biāo)員集中評標(biāo)無疑會使防控新冠疫情的工作復(fù)雜化，各數(shù)字化采購平臺可以通過線上評標(biāo)模塊使評標(biāo)委員會成員在家里或單位組建評標(biāo)小組，不需要人力集中。評標(biāo)小組成員可以登錄創(chuàng)建獨立的評價、總結(jié)和簽名，并通過語音和視頻平臺進(jìn)行遠(yuǎn)程交流和監(jiān)控。
第五，實現(xiàn)無紙化簽字。無論是開標(biāo)時的記錄簽字，還是每個結(jié)果報告上的簽字，都可以用手機或平板電腦掃描簽字，使開標(biāo)和評標(biāo)工作在線上就能完成，并能生成有效的成果性文件。
四．協(xié)同共建招標(biāo)采購全流程數(shù)字化實踐措施
4.1 加強數(shù)字化招標(biāo)采購平臺的建設(shè)
為進(jìn)一步推進(jìn)數(shù)字化采購工作，一方面，要加強現(xiàn)有數(shù)字化采購平臺的創(chuàng)新運行，建立符合國家相關(guān)要求的基于互聯(lián)網(wǎng)和云服務(wù)的招投標(biāo)平臺。數(shù)字化招標(biāo)平臺必須是高效的，符合法律規(guī)定的，可公開訪問的，并不斷監(jiān)測的，才能用于各類數(shù)字化招標(biāo)。并且數(shù)字化采購平臺的管理必須考慮并優(yōu)化平臺啟動前存在的問題，如系統(tǒng)不兼容、缺乏信息交換能力、投標(biāo)過程過于復(fù)雜和用戶體驗不佳等問題。利用模型模擬企業(yè)的采購情況，提高用戶體驗，對異常的采購價格進(jìn)行預(yù)警，避免采購風(fēng)險。規(guī)范招標(biāo)流程，調(diào)整內(nèi)容，提高線上招標(biāo)人員的績效。
4.2 創(chuàng)新數(shù)字化招標(biāo)管理系統(tǒng)
在改變招標(biāo)和采購工作流程方面，數(shù)字化管理也應(yīng)該是一種適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新。企業(yè)首先要簡化傳統(tǒng)的招標(biāo)和采購流程，促進(jìn)數(shù)字化采購的創(chuàng)新發(fā)展，加強采購部門與管理部門、財務(wù)部門、法律部門之間的溝通和信息交流，建立內(nèi)部溝通的基礎(chǔ)設(shè)施，在各部門的共同支持下管理數(shù)字化招標(biāo)采購。例如，通過公布、審查和修訂采購計劃，在數(shù)據(jù)平臺上共享招標(biāo)信息。電子開標(biāo)和評標(biāo)系統(tǒng)設(shè)置了詳細(xì)的參數(shù)，用于對招標(biāo)項目的發(fā)布、投標(biāo)文件的提交、開標(biāo)、評標(biāo)和結(jié)果公示進(jìn)行數(shù)字化管理，實行電子開標(biāo)和評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)化管理。該系統(tǒng)提供專門的客戶端，使供應(yīng)商能夠在數(shù)字化招標(biāo)平臺上注冊成為供應(yīng)商，參與電子招標(biāo)。其次，規(guī)范區(qū)域內(nèi)專業(yè)資源的配置。企業(yè)利用信息技術(shù)建立一個專屬的專家?guī)?，并對相關(guān)人員進(jìn)行認(rèn)證。經(jīng)過認(rèn)證的人員可以登錄信息數(shù)據(jù)庫，獲取相關(guān)信息。這減少了信息維護成本，進(jìn)一步提高了評標(biāo)質(zhì)量。
建立招標(biāo)信息管理系統(tǒng)，使招標(biāo)工作人員能夠促進(jìn)招標(biāo)采購業(yè)務(wù)。技術(shù)人員可以通過適當(dāng)?shù)幕顒哟龠M(jìn)內(nèi)網(wǎng)平臺和外網(wǎng)平臺的信息整合，支持公司數(shù)字化招標(biāo)采購的可持續(xù)發(fā)展。其中，相關(guān)工作人員應(yīng)收集、維護和總結(jié)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)平臺的信息。招標(biāo)人按要求在內(nèi)網(wǎng)平臺上留下信息，如招標(biāo)公司名稱、投標(biāo)登記文件等，投標(biāo)人在內(nèi)網(wǎng)平臺上執(zhí)行任務(wù)，如提取投標(biāo)數(shù)據(jù)、編制投標(biāo)文件、開標(biāo)、評標(biāo)和按照有關(guān)要求簽訂合同。由于與內(nèi)網(wǎng)平臺的良好整合，招標(biāo)和采購的效率會得到了顯著提高。然后，投標(biāo)人在信息交換系統(tǒng)中查詢投標(biāo)的數(shù)據(jù)和信息，通過搜索和分析歷史數(shù)據(jù)，可以獲得有用的信息，并根據(jù)相關(guān)信息進(jìn)行具體查詢，如招標(biāo)項目的資格標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)提交、評標(biāo)方法、招標(biāo)控制價等。
4.3 建立良好的招標(biāo)采購組織
一個職責(zé)清晰、責(zé)任明確、角色分工合理、資源分配和管理反饋良好的采購組織，可以滿足企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需要。作為數(shù)字化發(fā)展的一部分，企業(yè)的招標(biāo)采購活動正在發(fā)生變化，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)也需要相應(yīng)調(diào)整。在這種情況下，企業(yè)首先需要加強對其內(nèi)部情況的研究和調(diào)查。找出現(xiàn)有組織運作結(jié)構(gòu)中的問題，并采取恰當(dāng)?shù)拇胧┙鉀Q它們。首先，規(guī)范采購人員的工作行為，明確其任務(wù)、職位、權(quán)利和責(zé)任。淘汰不適合管理組織的員工，選擇一個有效的、有能力的采購管理團隊，提高管理團隊的人員素質(zhì)。其次，規(guī)范集中采購和分散采購管理，明確兩種采購方式的優(yōu)缺點，將兩種采購方式深度融合，通過數(shù)字化平臺實現(xiàn)混合采購組織的結(jié)構(gòu)和管理。同時，根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需要，制定完善的采購管理計劃，提高人力資源管理的專業(yè)技能，便于解決采購管理問題。例如，通過培訓(xùn)和指導(dǎo)，可以在數(shù)字化平臺上講解采購管理注意事項，加強員工的業(yè)務(wù)技能。再次，組織專業(yè)的評標(biāo)委員會，從商業(yè)、技術(shù)、經(jīng)濟等不同角度完成評標(biāo)工作，確?？陀^公正。在采購組織和管理中引入“供應(yīng)鏈思維”，推動企業(yè)管理思想改革和技術(shù)創(chuàng)新。
4.4 建立網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控管理平臺
通過數(shù)字化平臺對整個招標(biāo)采購過程進(jìn)行在線監(jiān)控，企業(yè)在監(jiān)控平臺時，需要考慮到公眾的需求，加強監(jiān)控部門與其他部門的結(jié)合，通過聯(lián)合監(jiān)控提高監(jiān)控管理的有效性。首先，根據(jù)企業(yè)數(shù)字化招標(biāo)采購的基本需求，技術(shù)人員需要設(shè)計不同的功能模塊，如分析模塊、統(tǒng)計模塊和監(jiān)控模塊。通過開發(fā)不同的功能模塊，可以提高監(jiān)控平臺的效率。第二，可以引入全過程監(jiān)控模式，實時分析招標(biāo)、采購、支付企業(yè)分別帶來的數(shù)據(jù)信息，為管理提供數(shù)據(jù)支持服務(wù)。第三，合理界定規(guī)范性指標(biāo)。對規(guī)范性指標(biāo)進(jìn)行分類，并在系統(tǒng)內(nèi)開發(fā)網(wǎng)絡(luò)預(yù)警功能。一旦在招標(biāo)或采購過程中出現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)行為，系統(tǒng)將自動報警，并向相關(guān)監(jiān)管部門發(fā)出警報。第四，招標(biāo)管理系統(tǒng)在在線監(jiān)控管理平臺上可以力求實現(xiàn)在線審批和活動跟蹤功能，進(jìn)一步提高了企業(yè)網(wǎng)上招標(biāo)采購活動的公開性，防止串標(biāo)等問題。第五是積極構(gòu)建智能云鏈，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提前搜索特定的投標(biāo)人數(shù)據(jù)，杜絕其他投標(biāo)人暗中操縱的可能性。
五．結(jié)束語
總而言之，越來越多的企業(yè)將數(shù)字化技術(shù)融入到招標(biāo)和采購過程中，這對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了積極的影響，為了充分利用數(shù)字化平臺招標(biāo)和采購，企業(yè)需要制定相應(yīng)的控制措施。大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)了行業(yè)、人力資源和監(jiān)管部門在單一平臺和標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)下的應(yīng)用。數(shù)字化的使用，加上互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，將進(jìn)一步發(fā)展數(shù)字化采購基礎(chǔ)設(shè)施和采購平臺，對提高招標(biāo)采購的效率和企業(yè)及專業(yè)人士的效率起到重要作用。同時，也將為智能管理打下良好基礎(chǔ)。隨著數(shù)字智能化的深入發(fā)展，技術(shù)不斷提升，管理方式不斷改革，數(shù)字化交易系統(tǒng)的全流程不斷優(yōu)化和完善，系統(tǒng)服務(wù)的聚合功能、廣度和深度也隨著社會發(fā)展和供應(yīng)管理質(zhì)量的不斷提高而不斷拓展。希望以上的描述和總結(jié)能夠為數(shù)字化招標(biāo)采購應(yīng)用的發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。
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論文作者：劉梓晗 柯佳林 張卓
論文出處：2022年中國招投標(biāo)協(xié)會獲獎?wù)撐?/p>
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